個人情報保護方針

株式会社エムツーシステムズは、個人情報を適切に保護・管理することによってお客様からの信頼および信用を得ることが、情報システムの企画、設計、開発及び運用業務を受託する企業の責任かつ使命と考えております。個人情報の重要性に鑑み以下の取り組みを中心とした、個人情報保護マネジメントシステムを構築し適正に運用することによって、個人情報の適切な保護・管理を実現いたします。

当社の取り組み

1.: 当社は、個人情報を取扱う責任者を置き、適切な管理を行います。
2.: 当社は、システム企画、設計、開発及びシステム運用業務の受託時、お客様から個人情報を含むデータの委託を頂いた場合、利用目的に沿ってお客様から許諾頂いた範囲内でのみ利用します。また目的外利用を行わないような措置を講じます。
3.: 当社が直接、個人情報を取得する場合においては、取得目的を明確にし承諾を頂いた範囲内で個人情報を利用します。
4.: 当社は、提供を頂いた、並びに独自に取得した個人情報の利用、提供には細心の注意を払い、適切に管理し、当該個人情報について提供者又は本人に承諾を頂いた場合以外は、第三者に提供、及び開示を行ないません。
5.: 当社は、個人情報に関して適用される個人情報保護法等の法令、及び国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
6.: 当社は、提供を頂いた、並びに独自に取得した個人情報を厳正な管理の下で安全に保存、保管し、当該個人情報の漏えい、滅失又は棄損の防止等に対して適切な是正並びに予防処置を実施いたします。
7.: 当社は、提供者又は本人からの苦情及び相談の要請に対して問い合わせ窓口及び問い合わせ窓口責任者を置き、誠実かつ迅速に対応します。
8.: 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、お客様との信頼関係の中で、また、環境の変化に伴い継続的に改善いたします。
: 制定：2006年12月21日
改訂：2016年 2月10日
代表取締役社長　望月好道

事業者情報

株式会社エムツーシステムズ
〒320-0811　栃木県宇都宮市大通り2-1-5　明治安田生命宇都宮大通りビル
TEL: 028-632-8890　FAX: 028-632-8912

代表取締役社長　望月好道

個人情報保護管理者：システムソリューション本部長　稲澤直樹

個人情報の利用目的

1.: 営業個人情報
・お客様との業務上のご連絡
・システム開発・コンサルティング、保守業務の委託業務の契約等

2.: 社員個人情報
・当社での採用業務
・入社後の総務、人事業務

3.: システム開発関連情報
・業務の委託を受けた委託元から取得した個人情報に則り、システム設計、開発及び維持管理業務の遂行

4.: その他の個人情報
・お問合せフォームからのお問合せ者情報

※: 上記の個人情報の内、保有個人データは「3.システム開発関連情報」以外となります。

個人データの共同利用

当社が保有する個人情報の共同利用は行いません。
第三者に個人データを提供した場合、第三者提供記録を作成いたします。

個人データの第三者提供について

当社は、法令に定める場合を除き、個人情報を本人の同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。

個人情報の開示・訂正・削除

当社は、保有する個人情報について、本人から個人情報の訂正（例えば住所変更等）・削除を要求された場合には、適切な本人確認の手続きを経たうえで、速やかに当該本人の個人情報の訂正、あるいは削除の対応をいたします。個人データ・第三者提供記録の開示を要求された場合は、本人または代理人以外の第三者からの個人情報の開示請求は、合法的な要請がある場合を除き、これに応じません。
システム開発等受託業務により個人情報の預託を受ける際は、当該お客様との間の契約に基づき厳正な管理を行うとともに、秘密保持、再委託、責任、契約終了時の個人情報の返却、消却方法等の契約事項を遵守し、開示の対象外とさせていただく場合があります。

開示方法

個人情報の利用停止や訂正、開示依頼、ご相談及び問合せなどがございましたら、下記個人情報保護に関する相談窓口にて対応いたしますのでご連絡ください。

依頼できる人

・本人
・未成年者又は成年後見人等の法定代理人
・本人が依頼した任意代理人

必要書類

・個人情報開示等依頼書（ここからダウンロードしてください）
・本人が依頼する場合：本人であることを証明する確認資料 ※1
・法定代理人が依頼する場合：法定代理人が本人であることを証明する確認資料 ※2
・任意代理人が依頼する場合：本人の委任状と任意代理人本人であることを証明する確認資料 ※2
　※1：運転免許証・パスポート・健康保険証、住民票の写し（発行日から6ヶ月以内）
　※2：運転免許証・パスポート・健康保険証・戸籍謄本（抄本）・家庭裁判所の証明書等

依頼方法

以下の必要書類を持参または郵送ください。
・持参の場合は、依頼書1通及び本人確認書類1種類
・郵送の場合は、依頼書1通及び本人確認書類2種類

手数料

開示対象個人情報の利用目的通知、および開示について、1件500円の手数料を申し受けます。
依頼時に500円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封お願いします。
郵便定額小為替を購入するための料金および、当社への郵送料につきましては、依頼者のご負担でお願いいたします。
（必要書類を持参の場合は500円の現金でも可）

【開示要求窓口】

個人情報保護推進事務局
〒320-0811　栃木県宇都宮市大通り2-1-5　明治安田生命宇都宮大通りビル
TEL: 028-632-8890　FAX: 028-632-8912

【開示要求窓口責任者】

個人情報保護管理者　稲澤直樹（E-MAIL:m2s_privacy@m2systems.co.jp）

個人データを安全に管理するための措置

1.: 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
2.: 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施

1.: 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
2.: 個人データについての秘密保持に関する誓約書を従業員と締結

1.: 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
2.: 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施

1.: アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
2.: 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

SSL（Secure Socket Layer）について

当社のWebサイトはSSLに対応しており、WebブラウザとWebサーバーとの通信を暗号化しています。
ユーザーが入力する氏名や住所、電話番号などの個人情報は自動的に暗号化されます。

cookieについて

cookieとは、WebサーバーからWebブラウザに送信されるデータのことです。Webサーバーがcookieを参照することでユーザーのパソコンを識別でき、効率的に当社Webサイトを利用することができます。当社Webサイトがcookieとして送るファイルは、個人を特定するような情報は含んでおりません。
お使いのWebブラウザの設定により、cookieを無効にすることも可能です。

個人情報取り扱いに関する相談や苦情の連絡先

【問い合わせ窓口・苦情及び相談窓口】

個人情報保護推進事務局
〒320-0811　栃木県宇都宮市大通り2-1-5　明治安田生命宇都宮大通りビル
TEL: 028-632-8890　FAX: 028-632-8912

【問い合わせ窓口責任者・苦情及び相談窓口責任者】

個人情報保護管理者　稲澤直樹（E-MAIL:m2s_privacy@m2systems.co.jp）

尚、当社は認定個人情報保護団体の対象事業者のため苦情及び相談は、
次の認定個人情報保護団体でも受け付けています。

【一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局】

〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
TEL: 03-5860-7565　又は　0120-700-779

「プライバシーマーク」使用の許諾事業者として認定されています

「プライバシーマーク」制度とは

日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に適合し、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者を認定して、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。